ado. Para elaborá-lo, é necessário tomar decisões muito importantes e ter cautela — o que geralmente preocupa os gestores. Porém, é possível utilizar alguns facilitadores para ajudar você e a sua equipe nessa missão. Uma dessas alternativas é a ferramenta 5W2H, que vamos apresentar neste conteúdo. Para ser cada vez mais estratégico no seu negócio, continue a leitura e aprenda como aplicar esse método!
O que é e como funciona essa ferramenta?
Composta por 7 perguntas básicas, a 5W2H é utilizada para mapear os principais pontos relacionados às atividades que precisam ser executadas na sua empresa. Com essa ferramenta, você consegue apresentar de forma muito clara para os colaboradores quais são os passos a serem dados, bem como definir quais são os custos que envolvem cada processo.
Ao montar o seu planejamento, é necessário definir quais serão os projetos realizados pelo seu negócio. Após determiná-los, você fará os questionamentos propostos pelo mecanismo 5W2H, que são:
What (o que), ou o que será realizado;
Why (por que), para saber a justificativa do projeto;
Where (onde), determinando o local de execução;
When (quando), ou seja, em quanto tempo;
Who (quem), definindo de quem será a responsabilidade (pode ser de mais de uma pessoa);
How (como), com qual método será feito;
How much (quanto custa), que é o quanto esse projeto custará, seja no total, seja por etapas.
Para fazer os registros com todas as respostas, você pode utilizar um quadro branco ou até mesmo uma folha de papel, no qual será desenhada uma tabela que vai conter as informações. Outra opção é fazer essa documentação em um editor de tabelas online, que inclusive facilita a sua visualização de qualquer lugar, além de viabilizar as atualizações em tempo real.
Quais são as principais vantagens de usá-la na gestão?
O uso de um método específico para ajudar você a definir detalhes importantes de um projeto já faz toda a diferença para a gestão de varejo. Como a 5W2H consiste em um método muito aberto, é possível aplicá-la em inúmeros contextos, desde um planejamento de marketing até a parte financeira. Explicamos a você alguns dos benefícios para o seu dia a dia. Confira!
Sinergia entre colaboradores
Ao utilizar esta ferramenta no seu planejamento, cada etapa precisará de um responsável por executá-la. Como as informações sobre o projeto ficarão sempre visíveis, é possível saber quem está precisando de alguma ajuda para finalizar a sua parte ou quem está com mais facilidade para executar suas tarefas.
Esse cenário proporciona uma melhor sinergia entre todos da sua equipe, já os integrantes se tornam interdependentes para dar os próximos passos. Caso as funções estejam ficando centralizadas em você, essa também é uma excelente oportunidade para delegar funções e demonstrar confiança nos seus colaboradores.
Economia de recursos
Com essa técnica, você não precisa fazer grandes investimentos em tecnologias e inovações, por exemplo. Basta disponibilizar as informações para toda a empresa, em um quadro, ou virtualmente, em um arquivo do editor de planilhas — algo que você com certeza já tem instalado.
Centralização de informações
Na maioria das vezes, o que dificulta a realização de um projeto é ter milhares de informações relevantes separadas em muitos lugares distintos, sob a responsabilidade de pessoas diferentes e de maneira desorganizada. Com o método 5W2H, você centraliza o que mais precisa em uma só planilha.
Controle da execução
Ao delegar uma tarefa para um colaborador, é preciso saber se ele está cumprindo com as responsabilidades do projeto. Por meio da tabela que será elaborada, é possível fazer o controle completo da execução de todo o seu plano. Isso oferece mais previsibilidade para você atuar, evitando que tarefas sejam entregues fora dos prazos ou aconteçam outros problemas.
Aumento da produtividade
Como as perguntas e as respostas ficam disponíveis para todos, é bem provável que a produtividade da equipe aumente. Nesse contexto, ter mais clareza sobre o projeto, além de definir as metas e os objetivos individuais e coletivos, faz toda a diferença para que seus colaboradores trabalhem cada vez melhor.
Como aplicar a 5W2H de forma estratégica?
Não há um modo específico de utilizar esse mecanismo, mas existem maneiras de fazer com que esse método seja aplicado de forma mais estratégica no seu negócio. Com essa ferramenta tão valiosa em mãos, qualquer ajuda para potencializá-la ainda mais é bem-vinda — e é sobre isso que falaremos a seguir.
Conte com o apoio dos colaboradores
Quem está no dia a dia da empresa, fazendo toda a parte operacional, tem visões diferentes de quem está na gestão. Por isso, para realizar o seu planejamento com a ferramenta 5W2H, é interessante contar com o apoio dos seus colaboradores. Eles poderão contribuir com informações a respeito de como conduzir cada um dos processos, quem tem mais habilidades para executar determinadas tarefas, dentre outros detalhes relevantes.
Faça um brainstorming
Um brainstorming (em português, tempestade mental ou tempestade de ideias) é o momento em que todos se reúnem para sugerir novas ideias. Nessa etapa, nada é descartado: os participantes estarão livres para propor qualquer tipo de processo ou atividade. Você pode se surpreender com as boas dicas que costumam surgir nessas reuniões!
Depois disso, basta compilar aquelas sugestões que mais fazem sentido para o seu negócio e para as metas que desejam alcançar com o planejamento. Não esqueça de definir prioridades de execução.
Crie soluções duradouras
Não se esqueça de que todas as ações que você e a sua equipe vão realizar com o auxílio do 5W2H devem ser pensadas focando na criação de soluções duradouras — e não em resolver questões que apenas encobrem problemas ou acabam gerando outros ainda maiores.
O que o seu negócio precisa é de um direcionamento que o faça crescer e ganhar destaque no mercado. Adotar algumas técnicas para alcançar seus objetivos é uma boa prática — uma dessas opções é a própria ferramenta 5W2H. Com todas essas dicas, em breve, você conquistará excelentes resultados para a sua empresa!
