Entradas e saídas, contas a pagar e receber… O fluxo de caixa é uma das mais básicas e essenciais ferramentas contábeis: não se toca (bem) um negócio sem seu acompanhamento, e um erro aqui e outro ali pode ser fatal para a saúde financeira de uma empresa. Por isso, toda atenção a possíveis problemas de fluxo de caixa é muito bem-vinda.
No post dessa vez, traremos a você alguns dos problemas mais comuns de fluxo de caixa e, claro, demonstra o que pode ser feito para resolvê-los. Venha com a gente!
Desorganização
Vamos começar pelo mais comum: a falta de organização e ferramentas de gerenciamento adequadas.
A raiz do problema pode estar, por exemplo, em realizar manualmente atividades que hoje podem ser feitas com mais segurança usando sistemas de gestão e ERPs. O fato de não usar sistemas apropriados também pode resultar em tempo perdido — e tempo é dinheiro. A dica é: automatizado é melhor que manual, e um bom software é melhor que qualquer livro-caixa ou mesmo uma boa planilha.
Isso passa, também, por ter processos (quem lança o que e como) e fazer do lançamento de dados o mais frequente e metódico possível. Seja tão minucioso com os pequenos lançamentos do dia a dia quanto você é com aquelas grandes saídas anuais.
Falta de Categorização
Mesmo o melhor dos sistemas de gestão não resolve questões como a falta de planejamento estratégico, o não registro das atividades que não podem ser automatizadas e, algo um tanto comum, a categorização genérica de entradas e saídas.
Pouco adianta registrar tudo que entra e sai do seu caixa se, quando você se sentar para analisar, categorias como “gastos diversos” e “outros” aparecerem por todos os lados. Seja sistemático, no bom sentido do termo.
Indistinção entre o pessoal e a empresa
Essa é a raiz de muitos dos problemas de pequenas e médias empresas: a não separação entre o CPF e o CNPJ — o caixa da empresa e o bolso do empresário. Se o proprietário resolve cada contratempo financeiro pessoal com o dinheiro da empresa… não tem como dar certo.
A dica não poderia ser outra: estipule seu pró-labore, não misture uma conta com outra e, inclusive, pense que seu perfil financeiro não precisa ser o mesmo como pessoa física e pessoa jurídica. É possível que uma mesma pessoa seja extremamente arrojada nos seus investimentos pessoais e mais conservadora com relação aos seus investimentos PJ.
Excesso de gastos
Se você estiver registrando e categorizando entradas e saídas como mandam as regras da boa gestão e, ainda assim, a conta não fechar, é uma boa hora para analisar as saídas e se perguntar quais gastos podem ser cortados ou diminuídos (e de que maneiras).
O grande “x” na hora de cortar gastos é deixar por último áreas que trazem receita ao seu negócio — vendas e marketing, por exemplo. Comece olhando para o que deriva de falhas de gestão. Para um supermercado, por exemplo, isso pode estar na perda de produtos na validade, que pode ser um sintoma de má gestão de estoque.
Vale olhar também para gastos menores que, somados, podem corroer seu caixa, como materiais de escritório.
Projeções pouco realistas (ou otimistas demais)
Parte de administrar o fluxo de caixa é fazer projeções (de lucro, de orçamento, de adimplência) que podem acabar não se comprovando. Erros acontecem, e muitos fatores — a situação macroeconômica do país, por exemplo — estão fora do nosso controle. Mas se você estiver errando, por muito e frequentemente, é hora de rever os métodos.
Isso começa com a forma como você enxerga ativos de curto prazo que ainda não estão no bolso da firma, como compras a prazo. Se você vende com crediário próprio, é preciso colocar seus índices de inadimplência na conta. Se vender a prazo no cartão, é importante não se esquecer de que uma rotina de adiantamentos junto às operadoras custa caro ao longo do tempo. Isso também vale para projeções superotimistas de lucro.
Operação de crédito descalibrada
Não é segredo que o poder de compra do brasileiro sofreu um achatamento desde a crise econômica que bateu forte no país em 2014. O brasileiro, que já gostava — e muito — de comprar em suaves prestações, passou a precisar mais e mais dessa solução.
O lojista, por sua vez, muitas das vezes recorre ao famoso crediário próprio para viabilizar as compras da freguesia. O ponto-chave é que uma operação como essa (em que você funciona como um banco) é bastante complexa, exige ferramentas e processos corretos e, quando não bem calibrada, pode corroer seu caixa.
O cerne da questão é que quando você vende a prazo (em 12 vezes, vamos supor), você deixa de ter um ativo, um produto que vai, idealmente, se converter em receita ao longo de doze meses. “Idealmente”, porque a inadimplência faz parte dessa equação.
Primeiramente, mantenha um acompanhamento constante do seu índice de liquidez:
Índice de liquidez corrente: Ativos em x dias / Passivo em x dias
Quanto maior o resultado, melhor. Menor que 1 significa incapacidade de honrar seus compromissos dentro do prazo calculado.
Além disso, uma ótima alternativa para oferecer crédito sem precisar trabalhar com crediário próprio é aceitar uma ampla gama de cartões e, também, cartões de loja, com ampla penetração especialmente nas classes C e D.
Não acompanhar o fluxo de caixa diariamente
Um dos problemas de fluxo de caixa é não o acompanhar diariamente. Isso porque a falta desse acompanhamento pode levar ao descontrole do negócio, como contas que não fecham no fim do mês. Para evitar esse problema, você pode fazer o monitoramento do caixa de diversas formas, por meio de aplicativos, planilhas, softwares de gestão etc. O fundamental é manter em dia todos os registros e fechamentos da empresa.
Não focar em vendas
Quando um empreendimento não tem boa administração do fluxo de caixa, não consegue perceber que as vendas estão tendo uma queda. E, em longo prazo, esse problema pode comprometer o bom funcionamento do negócio, visto que, com a queda na receita, vai ser difícil a empresa se sustentar. Nesse caso, é importante fazer uma análise das vendas diárias e, a partir disso, elaborar estratégias para aumentá-las. Logo após, deverá elaborar um plano B que o ajude a enfrentar situações de crise.
Gastar mais do que ganha
Esse é um grande erro dos gestores que não têm o controle do fluxo de caixa. Ele costuma ter uma falsa sensação de que tudo está indo muito bem dentro da empresa e começa a gastar mais do que ganha, já na certeza de que todos os meses vão ser produtivos. Não caia nessa ilusão!
Em um negócio, existem sempre altos e baixos. Portanto, para evitar problemas de fluxo de caixa, é fundamental fazer um balanço do empreendimento e saber controlar todas as despesas, a fim de que os gastos não ultrapassem os ganhos. Anote tudo e tenha a certeza de que suas contas não vão virar uma bola de neve, pois existem juros de serviços bancários e outros custos fixos da companhia, como conta de luz e internet, por exemplo.
Falta de planejamento
Toda empresa que deseja funcionar corretamente precisa de planejamento estratégico. Ou seja, o fluxo de caixa deve estar alinhado às metas da empresa. Isso porque não adianta ter metas e planos incríveis para a sua companhia, se o caixa do negócio não possibilita colocar essas estratégias em prática. Por isso, o indicado é elaborar estratégias para as vendas de acordo com os valores obtidos em caixa. Por exemplo, quando mudar o preço de algum item do seu estabelecimento, é importante observar se o montante é suficiente para gerar uma boa receita no fim do mês.
Falta de controle de estoque
Esse também faz parte dos problemas de fluxo de caixa. Isso significa que, quando a demanda da organização cresce e seu estoque não consegue acompanhar esse processo, também haverá uma queda das vendas e, consequentemente, uma perda na margem de lucro. Contudo, quando você consegue monitorar esse estoque, a tendência é ter menos problemas com o caixa da empresa, pois saberá quando um produto está em pouca quantidade, por exemplo. É nesse momento que deverá contar com um bom sistema de gestão, planilhas, entre outras estratégias que otimizem os processos organizacionais. A partir disso, os clientes conseguirão encontrar todos os itens de que necessitam no seu estabelecimento, em vez de comprar na empresa concorrente. O que não deixa de ser uma forma de fidelizar o consumidor.
Conclusão
Por fim, se você está seguindo essas boas práticas, mas as contas não estão fechando, então o seu problema pode, simplesmente, não estar em questões de gestão contábil, e sim na administração do negócio em si. Excesso de estoque e uma estratégia falha de precificação são duas raízes comuns para os problemas do pequeno ou médio empresário.
Outra dica é olhar para as dívidas: se elas estão espalhadas em pequenos empréstimos, você pode estar pagando mais juros do que precisa — criando uma grande confusão nas suas contas. Contrair dívidas, por “N” motivos, é algo que pode acontecer, mas renegociá-las sempre que possível é imperativo. Se puder, pegue um empréstimo único, quite o que deve e certifique-se de que está perdendo menos dinheiro com juros.
Esses foram alguns dos problemas de fluxo de caixa mais comuns e nossas dicas para resolvê-los. Então, se você gostou deste conteúdo, que tal compartilhar em suas redes sociais para ajudar outras pessoas a otimizar os processos da empresa? Não perca essa oportunidade!
